W EXIWORK przywiązujemy dużą wagę do ochrony przetwarzanych danych osobowych, dlatego dokładamy wszelkich starań, aby chronić prywatność naszych Klientów i Pracowników oraz informacje, które nam Państwo przekazują. Stale doskonalimy system ochrony danych osobowych, szczególnie w zakresie zabezpieczeń i zapewniania realizacji Państwa praw w tym zakresie. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami przetwarzania przez nas danych osobowych, szczególnie w jaki sposób są gromadzone, przetwarzane i wykorzystywane. Szanujemy Państwa prywatność.

Administratorem przekazanych danych osobowych jest EXIWork Sp. z o.o., ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1/107,

10-457 Olsztyn, dane kontaktowe: rodo@exiwork.pl

Cel, podstawa prawna i czas przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:

• Zawierania i realizacji umów

W przypadku zawierania umów cywilnoprawnych dane osobowe naszych Klientów/ Kontrahentów i ich przedstawicieli przetwarzane są w celu zawarcia, wykonania i rozliczenia zawartej umowy. Podanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji umowy. Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy oraz do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa dot. archiwizacji dokumentacji.

• Prowadzenia rozliczeń i realizacja obowiązków podatkowych

W ramach czynności związanych z rozliczaniem zawartej umowy (wystawieniem faktury lub innego dowodu księgowego). Podstawą przetwarzania danych osobowych jest wypełnienie ciążącego na nas obowiązku prawnego. Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe. Dane będziemy przetwarzać przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności dotyczących prawa podatkowego.

• Prowadzenia korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej poprzez e-mail

W tym przypadku dane osobowe przetwarzamy w celu zapewnienia kontaktu w bieżących sprawach związanych ze współpracą stron i wykonywaniem umowy, udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytania, przedstawienia oferty, w zależności od tematu korespondencji i danych, jakie nam Państwo dobrowolnie przekażą. Przetwarzanie danych w ramach korespondencji jest naszym prawnie uzasadnionym interesem. Dane przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia ciągłości korespondencji, jednak nie dłużej niż 5 lat.

• Kontaktu telefonicznego

W przypadku kontaktu drogą telefoniczną przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu, w jakim Państwo zwracają się do nas oraz w zakresie jaki jest niezbędny do rozwiązania danej sprawy, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Podanie danych nie jest w tym przypadku obowiązkowe, ale ułatwi nam komunikację.

• Rekrutacji

W związku z realizacją procesu rekrutacji przetwarzamy Państwa dane osobowe. Zakres gromadzonych danych może różnić się w zależności od stanowiska lub rodzaju pracy, która będzie wykonywana. Podanie danych w zakresie imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych do kontaktu, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jest obowiązkowe i wynika z Kodeksu Pracy. W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego podanie danych niezbędnych do zapewnienia legalnej pracy, czyli legalnego pobytu i zezwolenia na pracę, m.in. kopie paszportu, rodzaju i ważności wizy lub zezwolenia na pobyt; dokumenty potwierdzające status prawny cudzoziemca (karty pobytu). Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22 Kodeksu Pracy, ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Podanie dodatkowych danych, takich jak zdjęcia umieszczonego w CV, informacji o stanie zdrowia, niepełnosprawności, o sytuacji rodzinnej, ekonomicznej, społecznej lub zainteresowaniach jest dobrowolne. Dane te będą przetwarzane na podstawie wyrażonej przez kandydata zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Niepodanie tych danych nie wykluczy kandydata z prowadzonego postępowania rekrutacyjnego.

Dane osobowe zawarte w dokumentach rekrutacyjnych będą przetwarzane do czasu zakończenia rekrutacji. Po wyłonieniu kandydata, oferty osób niezatrudnionych zostaną trwale usunięte.

 

• Realizacji zatrudnienia

W celu prawidłowej realizacji obowiązków pracodawcy (w przypadku pracownika), dane będą przetwarzane w szczególności na podstawie Kodeksu pracy, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy o rachunkowości, ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawy o pracownikach tymczasowych oraz innych przepisów regulujących stosunek pomiędzy pracodawcą i pracownikiem oraz metod prowadzenia dokumentacji w tym zakresie. W zależności od konkretnych danych osobowych, podanie ich może być obowiązkowe lub dobrowolne, o czym w konkretnej sytuacji jest informowany pracownik.

Dane będą przetwarzane przez okres wymagany przepisami prawa przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 lat od momentu zakończenia stosunku pracy, z zastosowaniem przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów.

Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych

Zgodę udzieloną na przetwarzanie danych osobowych, mogą Państwo wycofać:

1. wysyłając na adres rodo@exiwork.pl wiadomość e-mail o następującej treści: „Wycofuję zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie (tu proszę wskazać zakres danych osobowych, co do których wycofywana jest zgoda, np. adresu email, numeru telefonu itp.) podanych w celu (proszę o wskazanie celu, np. rekrutacji, kontaktu itp.)”
2. osobiście w siedzibie EXIWork.

Wycofanie zgody może być złożone wyłącznie przez właściciela danych osobowych. Zastrzegamy sobie prawo weryfikacji tożsamości osoby wycofującej zgodę w celu zapewnienia prawidłowej realizacji uprawnień.

Informacja o odbiorcach danych osobowych:

Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz i w imieniu EXIWork, takim jak:

1. pracodawcom, u których świadczona jest praca przez pracowników tymczasowych,
2. kontrahentom w celu weryfikacji uprawnień pracowników zgodnie z odrębnymi przepisami,
3. dostawcom wykorzystywanego oprogramowania, w celu zapewnienia ich sprawnego działania,
4. podmiotom świadczącym usługi pocztowe zgodnie z prawem pocztowym w celu prowadzenia korespondencji tradycyjnej,
5. bankom w przypadku konieczności dokonywania rozliczeń,
6. podmiotom publicznym w ramach w ramach zwartych porozumień i umów oraz w zakresie obowiązujących przepisów prawa, itp.

Wszelkie ujawnianie danych osobowych prowadzone jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wyłącznie w sytuacjach gdy jest to niezbędne w celu realizacji i rozliczania świadczonych usług z zapewnieniem poufności przetwarzanych danych osobowych.

Prawa właścicieli danych osobowych

W związku z przetwarzaniem mają Państwo prawo żądania:

1. dostępu do swoich danych osobowych,
2. poprawiania błędnych danych osobowych,
3. ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
4. przenoszenia danych przetwarzanych w systemach informatycznych na podstawie udzielonej zgody,
5. wycofania zgody i usunięcia swoich danych osobowych w przypadku danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody.

Aby skorzystać z powyższych praw należy skontaktować się z nami skontaktować osobiście lub korespondencyjnie (w tym mailowo). Zastrzegamy sobie prawo weryfikacji tożsamości osoby składającej żądanie.

W związku z przetwarzaniem posiadają Państwo również prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa.

*RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

У EXIWORK ми надаємо велике значення захисту оброблених персональних даних, тому докладаємо всіх зусиль для захисту конфіденційності наших клієнтів і співробітників, а також інформації, яку ви нам надаєте. Ми постійно вдосконалюємо систему захисту персональних даних, особливо в частині безпеки та забезпечення реалізації ваших прав у цьому відношенні. Ми запрошуємо вас ознайомитися з деталями нашої обробки персональних даних, особливо того, як вони збираються, обробляються та використовуються. Ми поважаємо вашу конфіденційність.

Адміністратором наданих персональних даних є EXIWork Sp. з о., вул. Кардинал S. Wyszyńskiego 1/107, 10-457 Ольштин, контактна інформація: rodo@exiwork.pl

Мета, правова основа та тривалість обробки персональних даних

Ваші персональні дані оброблятимуться з метою

• Укладання та виконання контрактів

У разі укладення цивільно-правових договорів персональні дані наших клієнтів/підрядників та їх представників обробляються з метою укладення, виконання та врегулювання укладеного договору. Надання персональних даних є необхідним для належного виконання договору. Зібрані дані оброблятимуться протягом періоду, необхідного для виконання договору, і до закінчення терміну дії претензій, що випливають з цього, з урахуванням чинних правових положень щодо архівування документації.

• Проведення розрахунків та виконання податкових зобов’язань

У рамках діяльності, пов’язаної з розрахунками за укладеним договором (виписка рахунку або іншого бухгалтерського документа). Підставою для обробки персональних даних є виконання наших юридичних зобов’язань. Надання даних у цих випадках є обов’язковим. Ми будемо обробляти дані за період, який випливає з положень законодавства, зокрема податкового законодавства.

• Ведення традиційного та електронного листування через електронну пошту

У цьому випадку ми обробляємо персональні дані, щоб забезпечити зв’язок з поточних питань, пов’язаних зі співпрацею сторін та виконанням договору, відповісти на надіслані запити та представити пропозицію, залежно від теми листування та даних. які ви добровільно надаєте нам. Обробка даних у рамках листування є нашим законним інтересом. Ми зберігаємо дані протягом періоду, необхідного для забезпечення безперервності листування, але не більше 5 років.

• Телефонічний контакт

У разі контакту по телефону ми обробляємо ваші персональні дані з метою, з якою ви зв’язалися з нами, і в об’ємі, необхідному для вирішення даної справи, на основі законного інтересу. Надання даних у цьому випадку не є обов’язковим, але це полегшить наше спілкування.

• Рекрутація

У зв’язку з процесом найму ми обробляємо ваші персональні дані. Обсяг зібраних даних може відрізнятися залежно від посади або типу роботи, яка буде виконуватися. Надання даних про ім’я та прізвище, дату народження, контактну інформацію, освіту, професійну кваліфікацію та попередню трудову історію є обов’язковим і випливає з Кодексу законів про працю. У випадку осіб, які не мають польського громадянства, надання даних, необхідних для забезпечення легальної роботи, тобто дозволу на легальне проживання та роботу, зокрема: копії паспорта, типу та терміну дії візи або посвідки на проживання; документи, що підтверджують правовий статус іноземця (карта побуту). Ми будемо обробляти ці дані на підставі ст. 6 розділ 1 лист c GDPR у зв’язку зі ст. 22 КЗпП, Закон від 20 квітня 2004 р. про сприяння зайнятості та інститути ринку праці та Закон від 9 липня 2003 р. про зайнятість тимчасових працівників).

Надання додаткових даних, таких як фотографія у вашому резюме, інформація про ваш стан здоров’я, інвалідність, сімейне, економічне чи соціальне становище чи інтереси, є добровільним. Ці дані оброблятимуться на підставі згоди, висловленої кандидатом відповідно до ст. 6 розділ 1 лист a або ст. 9 розділ 2 лист GDPR. Ненадання цих даних не виключає кандидата з процедури набору.

Персональні дані, що містяться в документах про прийом на роботу, оброблятимуться до завершення набору. Після відбору кандидата пропозиції безробітних будуть остаточно видалені.

• Здійснення працевлаштування

Для належного виконання зобов’язань роботодавця (у випадку працівника) дані оброблятимуться, зокрема, на основі Кодексу законів про працю, Закону про податок на доходи фізичних осіб, Закону про систему соціального захисту, Закону про бухгалтерський облік , Закон про сприяння зайнятості та інститути ринку праці, Закон про тимчасових працівників та інші положення, що регулюють відносини між роботодавцем і працівником і методи ведення документації з цього приводу. Залежно від конкретних персональних даних їх надання може бути обов’язковим або добровільним, про що працівник повідомляється в конкретній ситуації.

Дані оброблятимуться протягом періоду, передбаченого законодавством, протягом усього періоду роботи та протягом 10 років після припинення трудових відносин відповідно до положень щодо архівування документів.

Відкликання згоди на обробку персональних даних

Ви можете відкликати згоду на обробку персональних даних:

а) надіславши електронний лист на адресу rodo@exiwork.pl такого змісту: «Я відкликаю згоду на обробку персональних даних в обсязі (будь ласка, вкажіть тут обсяг персональних даних, щодо яких відкликано згоду, напр. -адреса електронної пошти, номер телефону тощо) надані для цієї мети (будь ласка, вкажіть мету, наприклад, наймання, контакт тощо)»
б) особисто в офісі  EXIWork.

Відкликати згоду може лише власник персональних даних. Ми залишаємо за собою право перевірити особу особи, яка відкликає згоду, щоб забезпечити правильне використання прав.

Інформація про одержувачів персональних даних:

Ваші особисті дані можуть бути розкриті організаціям, які виконують завдання для та від імені EXIWork, наприклад:

1. роботодавці, у яких працюють тимчасові працівники,
2. підрядники для перевірки кваліфікації працівників відповідно до окремих правил,
3. постачальники використовуваного програмного забезпечення, щоб забезпечити їх ефективну роботу,
4. суб’єкти, що надають поштові послуги відповідно до поштового законодавства з метою ведення традиційної кореспонденції,
5. банки, якщо необхідно провести розрахунки,
6. державні установи в рамках узгоджених угод і контрактів і в межах чинних правових положень тощо.

Будь-яке розкриття персональних даних здійснюється відповідно до чинного законодавства і тільки в ситуаціях, коли це необхідно для надання та оплати наданих послуг, забезпечення конфіденційності оброблюваних персональних даних.

Права власників персональних даних

У зв’язку з обробкою ви маєте право вимагати:

а. доступ до ваших персональних даних,
б. виправлення неправильних персональних даних,
в. обмеження на обробку персональних даних,
г. передача даних, оброблених в ІТ-системах на основі наданої згоди,
д. відкликати згоду та видалити ваші персональні дані, якщо дані обробляються на підставі згоди.

Для реалізації зазначених вище прав, будь ласка, зв’яжіться з нами особисто або шляхом листування (в тому числі електронною поштою). Ми залишаємо за собою право перевірити особу особи, яка надсилає запит.

У зв’язку з обробкою ви також маєте право подати скаргу голові Управління захисту персональних даних за такою адресою: Ставкі 2, 00-193 Варшава.

*GDPR – Регламент (ЄС) 2016/679 Європейського Парламенту та Ради від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб щодо обробки персональних даних і вільного переміщення таких даних, а також про скасування Директиви 95/ 46/EC (Загальний регламент захисту даних)